未来的一体化管理体系（ IMS )

组织如何实施一体化管理体系（ IMS ）以满足 ISO 9001 、 ISO 14001(EMS) 和 OHSAS 18001 的要求？咨询师 Teow Ek Lim 博士和审核员 Tracy Chooi 女士在一机械电子服务企业实施 IMS 时，发现尽管这是一个非常复杂的工作，但通过周密、审慎的策划，定能使一份耕耘换来一份收获。

在组织中建立 IMS 有几大优点：

•  通过节约开支及提高效率，它可以使组织获得竞争优势并提高其市场份额。

•  更有效，且不断改进的体系将为企业获得国家奖铺平道路 。

•  由于 ISO 14001 及 OHSAS 18001 的兼容性，这两个标准的 结合将减少文件数量。已获得 ISO 9001 认证的企业可以对其文件体系进行修改调整以便与 ISO 14001 和 OHSAS 18001 结合成为一个整体。

•  IMS 有助于简化培训过程 – 形式简单的体系可最大限度地降低了实施过程中的混乱局面。

案例分析

本案例说明 新加坡 中型机械和电器服务企业实施 IMS 的经验。该企业提供设计、项目管理和电器和机械工程安装服务（包括向私营企业和政府部门）。服务通常发生在客户的现场，如：商业大厦、工业建筑、居民住宅、饭店、学校和工厂。

一切均在运筹中

项目策划对于组织在既定的时间框架内成功获得三体系的认证起到了至关重要的作用。在策划此类项目时，企业可采用项目进程表（按照项目进程时间各项工作的实施表）及程序编写和评审日程表，这将使管理层协调和监控实施进程，包括培训和文件编写活动。

中型 ISO 9001 的获证企业，通常需要 9 个月到一年的时间完成 IMS 的实施过程，而对于那些从零开始的企业根据人员的能力则需要一年半的时间。下面是一个 ISO 9001 机械和电器服务公司策划 IMS 案例。

步骤一：预计需要一个月的时间，包括：

•  建立管理委员会

•  员工意识宣贯

•  差距分析审核

  

步骤二：（六个半月）包括：

•  建立一体化手册

•  建立程序（包括一体化程序，及 独立的 QMS 、 EMS 和 OH&S ）

•  建立一体化审核检查单

•  实施

步骤三：（一个半月）包括：

•  内审

•  管理评审

•  认证准备

  

建立 IMS 委员会

建立委员会的目的是监督 IMS 的建立、实施和评审。负责人 - 管理者代表 - 须能直接与管理层接触并能定期向他们提供审阅进程报告。

差距分析审核

是一种采用差距分析方式的系统方法，它用来识别需要采取的措施。该活动从研究和分析组织现有体系开始。

ISO 9001

针对 IMS ，通过对现行体系进行差距分析，发现组织体系的缺陷。尽管三个标准存在着一定的差异，但由于它们的相似性，部分组织现有的 ISO 9001 QMS 程序 可以与 ISO 14001 及 OHSAS 18001 程序合并。共有六个程序可以合并：

• 管理评审
• 文件和数据控制
• 内审
• 培训
• 记录的控制
• 沟通。

ISO 14001

未建立 EMS 的组织可以沿用 QMS 框架。组织需要识别环境因素并对那些有重要影响的因素建立 EMS 目标、指标和实施计划。 组织还需建立适用的环境法规清单，并建立应急反应计划和小组。

除了六个合并程序外还须针对下列标准条款建立程序：

•  环境因素

•  法律和其它要求

•  目标、指标和实施计划

•  运行控制，要求文件化程序

•  应急准备和反应

•  控制与测量，要求文件化程序

•  不合格、纠正措施和预防措施

其中 六个程序可以和 ISO 9001:2000 和 OHSAS 18001:1999 程序合并。

OHSAS 18001

没有建立 OH&S 管理体系的组织可以使用其 QMS 框架建立体系。 在建立 OH&S 方针和目标时，组织需进行危害和风险评估并建立 OH&S 管理项目。组织需识别适用的法律和法规要求，并建立应急反应计划和小组。

组织还还需针对以下条款建立程序：

•  危害识别、风险评估和风险控制的策划

•  法律和其它要求

•  运行控制，要求文件化程序

•  应急准备和反应

•  业绩测量和控制

•  事故、事件、不合格和纠正措施和预防措施

组织应根据标准的相似性，将六个程序与 QMS 和 EMS 程序合并。

一体化体系手册

一体化体系手册是最高层次的文件，它从宏观的角度说明组织体系的运行要求。本案例研究涉及组织的手册包含以下内容：

1. 管理前言       

2. 管理承诺       

3. 管理者代表的任命   

4. IMS 方针

5. IMS 目标（质量、环境、和 OH&S 目标）       

6. 组织介绍（组织 简介 ，产品、顾客、通用的条例 / 标准 / 法规）

7. 组织结构（组织结构图、现场分布图、 IMS 组织图、应急反应小组结构）

8. IMS 职责和权限 （管理代表的职责权限、管理功能职责和权限、资源、 IMS 策划）

9. IMS 的管理         

一体化审核检查清单

一体化检查单用于审核的实施过程。由于部分 ISO 9001 、 ISO 14001 和 OHSAS 18001 的要求是一致的，为确保体系的有效性，组织没有必要分别进行 3 次审核。

填写完毕的检查 单， 还可以作为客观证据，并作为审核报告的一部分证明程序或标准要求覆盖的所有活动都有系统地经过审核了。

准备启动

通过上述基础准备 ，最高管理层发起实施了 IMS 。 在建立一体化手册时，建立了 IMS 管理委员会。第一项任务就是召集员工并提供必要的培训，以确保员工理解他们的质量、环境、职业卫生与安全的职责。向员工介绍 IMS 的总体情况及相关一体化程序，并使其明确其职责。

一切应居于过程之中

过程方法同时适用于三个标准，这使体系一体化成为可能。然而，在管理体系中还存在着一定的差异，如 EMS 和 OHSAS 对于法规符合性的要求。同时， ISO 14001 要求环境因素的识别和 OHSAS 规定进行危害和风险的评估。组织应建立不同的程序以满足这些要求。

上述企业最终成功实施了 IMS ，第三方一体化管理认证证实组织能够满足所有 ISO 9001 、 ISO 14001 和 OHSAS 18001 的认证要求。与分别实施三个体系相比，一体化体系的实施使组织节约了 30% 的成本和时间 。

关于作者

T E Lim 博士获 Aston 大学的工科硕士和博士学位，目前为新家坡南洋技术大学的客座教授。他曾经撰写过 12 本著作，并从事了 23 年的质量工程和管理体系咨询师工作。

Tracy Chooi 女士获英国电子和电器专业学位。她目前是 IQCS 认证中心的经理，该中心提供 IRCA 批准的 QMS 、 ISO/TS 16949 、 EMS 、 OSHAS 及 FSMS 审核员 / 主任审核员培训。她曾撰写过 10 本著作，并是注册主任审核员。欲获得更详细的信息请与 tracy@iqcs.net 联系。