不符合报告的编写

本月来自ISO 9001 审核实践组的指南主要有关不符合并给出了建立支持性审核证据的建议。

任何管理体系审核的焦点是确定建立的管理体系是否有效地实施并保持了。 组织是在有效实施满足ISO 9001标准要求的管理体系基础上获得认证的。 所以管理体系审核应强调验证体系的符合性，而不是出具不符合报告。

审核员应采用肯定的方式并寻找事实而不是错误。然而，当审核证据证明体系确实存在不符合，那么正确拟定不符合报告便成为审核中下一个重要的环节 。

什么是不符合？

这是审核员应掌握的基本概念。根据ISO 9000 (第 3.6.2条), 不符合是“没有满足要求”。一个好的不符合报告应包括以下三方面内容：

• 支持审核发现的审核证据
• 不符合要求的条款
• 不符合声明

 

收集证据

尽管在审核报告中应覆盖上述所有内容，在实际审核实践中，首先识别和文件化（记录）的是审核证据。  这是因为有能力的审核员在审核过程中将会观察到他们认为是潜在不符合的情况，尽管他们当时还不能百分之百的断定。在进行进一步审核跟踪之前，有能力的审核员应在审核记录表中记录那些潜在不符合的审核证据，而审核跟踪的目的是最终确认这些潜在不符合是否是不符合。

如果没有审核证据，就不存在不符合。 如果证据充分，审核员应将其定性为不符合，而不应把它“降级”为其它类别的问题（如“观察项”、“改进机会”“建议”等等）。 从长远角度来看，无论是组织还是其客户都不能通过这些降了级的问题获益，因为这使得真正的不符合在企业采取纠正措施时不能得到足够的重视 。审核证据应文件化并详尽记录，使受审核组织能准确地了解并确认审核员观察到的情况。

记录

接下来审核员需识别并记录哪些具体要求没有得到满足。 请记住：一个不符合是指没有满足某一项要求的情况，所以审核员如果不能识别要求，也就不能提出不符合。

而要求可以来自很多方面。如ISO 9001的规定、组织的管理体系要求（内部要求）、适用的法规、或客户的要求。 当针对某一要求的不符合一旦被确认，审核员必须将其文件化（记录）。记录可以是简单地列出引用标准及相关条款。

然而，请注意有些ISO 9001条款涉及多个要求。审核员应明确识别并记录与不符合相关的相应要求，这在审核中是至关重要的。比如：准确记录适用于审核证据的标准要求内容。 这在审核员判定其它方面的要求符合性时也同样适用。

编写不符合声明

最后也是最重要的部分是编写不符合声明。不符合声明将最终导致对问题的原因分析、纠正和纠正措施的实施，为此声明的内容一定要准确。

不符合声明应：

• 包括问题说明并应与体系的实际问题相关
• 包括阐述明确、修辞正确并尽量做到准确
• 不是审核证据的重复，或替代审核证据

总之，一份好的不符合报告应包括三个部分：

• 审核证据
• 要求
• 不符合声明

如果审核员能充分、完整地阐述上述三个部分，将有助于受审核方和其他有识之士阅读并理解不符合。同时它还可以作为有用的记录供今后参考使用。

 

为了帮助溯源，促进过程评审和收集完成纠正措施的证据，至关重要的一点是系统地进行不符合的记录和文件化。一个简单的方法是通过使用不符合报告（NCR）表格来实现上述目的。请点击这里 见NCR表格的实例。

本文引用《不符合报告的编写》一文的修订版，它们原载于 ISO 9001 审核实践组网站上，并被 ISO 及 IAF 采用。本文是根据目前最佳审核模式制定的，为此，没有被正式纳入 IAF 导则或 ISO TC 176 诠释指南。欲了解审核实践组更详细的信息请登陆 APG 网站。

ISO 9001 审核实践组是由来自 ISO 技术委员会 176 质量管理和质量保证小组（ ISO/TC 供给 176 ） 和 IAF 的 QMS 专家、审核员和从业人员组成的非正式组织。该实践组制定并实施了一系列 QMS 审核的指南文件及讲座它们充分体现了基于过程的方法，而过程方法又构成了审核 ISO 9001 ： 2000 质量管理体系 - 要求的根本。